Projekte
Ein unvorhergesehener Personalausfall brachte die Kreditorenbuchhaltung eines großen Logistikdienstleisters ins Stocken: Rückstände und Mahnungen häuften sich. TriFinance übernahm kurzfristig das operative Steuer, bereinigte den Rückstau ("Daily Zero") und sicherte so die Lieferantenbeziehungen sowie den internen Workflow.
Die Challenge: Vakanzrisiko im Purchase-to-Pay Prozess In der Kreditorenbuchhaltung der Häfen und Güterverkehr Köln AG führte ein krankheitsbedingter Ausfall zu einem kritischen Engpass. Das verbliebene Team konnte das Volumen im Tagesgeschäft nicht mehr kompensieren. Die Konsequenzen waren spürbar: Ein wachsender Rückstau an ungeprüften Rechnungen ("Altlasten"), zunehmende Mahnungen von Lieferanten und eine spürbare Überlastung der Belegschaft. Es bestand das Risiko, dass die Zahlungsfähigkeit operativ eingeschränkt wird und Lieferantenbeziehungen leiden. Ziel war die sofortige operative Entlastung und die Abarbeitung der Rückstände in einer komplexen Systemlandschaft.
Steuerung des Rechnungseingangs via Smart Fix und JobRouter. Dies umfasste die formale Prüfung, die Initiierung der fachlichen Freigabe (Vier-Augen-Prinzip) sowie die Verbuchung des Wareneingangs bei bestellbezogenen Rechnungen.
Systematische Abarbeitung der aufgelaufenen "Altlasten" und Klärungsfälle. Zudem Übernahme der direkten Kommunikation mit Lieferanten zur Abwendung weiterer Mahnstufen und Deeskalation.
Parallele Betreuung verschiedener Mandanten und Systeme, inklusive der SAP S/4HANA Verbuchung und spezifischer Korrespondenzbearbeitung in Diamant (für die Tochtergesellschaft RheinCargo).
Der Rückstau wurde vollständig abgebaut; eingehende Rechnungen ohne Klärungsbedarf wurden wieder tagesaktuell verbucht.
Durch die Bereinigung von Stammdatenfehlern und Prozesslücken konnte die Dunkelverarbeitungsquote im Workflow stabilisiert werden.
Durch den Stopp der Mahnungen und die Klärung offener Posten wurden die Beziehungen zu kritischen Lieferanten normalisiert.
Success Stories
HR-Tech / Online-Plattformen