Projekte
Bei einem führenden IT-Dienstleister führten manuelle Bestellvorgänge zu Intransparenz und riskanten „Kopfmonopolen“. TriFinance konzipierte und implementierte einen automatisierten Workflow in der bestehenden Software-Landschaft. Das Ergebnis: Ein revisionssicherer Purchase-to-Pay-Prozess ohne Medienbrüche.
Der Prozess für den „Indirect Spend“ war sehr intransparent. Bedarfsanforderungen und Freigaben erfolgten informell per E-Mail, Bestellungen wurden manuell in Excel-Listen geführt. Das Kernproblem: Es wurden keine internen Bestellnummern generiert. Eingehende Rechnungen konnten somit nur mit enormem Aufwand zugeordnet werden. Besonders kritisch war das Klumpenrisiko, das heißt das gesamte Prozesswissen lag bei einer einzigen Mitarbeiterin („Kopfmonopol“). Im Vertretungsfall kam der Prozess zum Erliegen. Ziel war es, den Bestellprozess in die bereits vorhandene Software zu integrieren, die bis dato nur für den Rechnungseingang genutzt wurde.
Aufnahme des Status quo und Definition der Anforderungen mit Stakeholdern aus Accounting, Purchasing und Finance. Erstellung eines detaillierten Prozessdiagramms und eines Lastenhefts, das Workflows, Metadaten, Rollen und Berechtigungen für die Software-Abbildung definierte.
Steuerung des externen IT-Dienstleisters zur Systemeinrichtung. Entwicklung von Testcases und Durchführung intensiver Tests des neuen Workflows, um sicherzustellen, dass Freigabegrenzen und Benachrichtigungspfade korrekt funktionieren.
Erstellung einer umfassenden User Guideline und Durchführung von Anwenderschulungen, um die Akzeptanz im Team zu sichern und das Wissen von der Einzelperson auf die Organisation zu übertragen.
Durch den strukturierten Prozess und die systemseitige Vergabe von Bestellnummern ist jede Rechnung sofort einer Bestellung zuordenbar. Dadurch wurde die Budgetkontrolle und Rückstellungstransparenz optimiert.
Der Informationsfluss beim Bestellvorgang wurde optimiert. Pflichtfelder im System erzwingen Vollständigkeit bereits bei der Anforderung, was die Durchlaufzeiten signifikant verkürzt.
Das kritische Kopfmonopol wurde aufgelöst. Der Prozess ist nun systemgestützt, dokumentiert und standardisiert, sodass das Wissensmanagement gesichert ist und das Ausfallrisiko minimiert wird.
Success Stories
Nahrungsmittelherstellung